Les SMS de rappel de rdv pour mettre fin aux no-shows et avoir un planning mis à jour

Dites adieu aux rendez-vous manqués et faites place à une stratégie plus efficace et ponctuelle.

Nous vivons dans un monde qui évolue rapidement et dans lequel chaque individu doit gérer au mieux un emploi du temps très chargé. Il est tout à fait normal que les plans changent à la dernière minute et que des réservations ou des rendez-vous soient oubliés. 

Cependant, le coût pour les entreprises et les organisations est colossal et ne doit pas être sous-estimé. Selon le Conseil National de l’Ordre des Médecins, près de 27 millions de rendez-vous médicaux ne sont pas honorés chaque année. Quant aux secteurs de la restauration et de la beauté, ils sont eux aussi victimes des no-shows. C’est une situation qui doit donc cesser, mais quelle est la solution possible ? La réponse pourrait bien se trouver dans l’envoi de SMS professionnels.

Qu’est-ce qu’un SMS de rappel de rdv ?

Les SMS de rappels de rdv sont des alertes qui prennent la forme de messages textes. Ils peuvent être envoyés aux clients, aux patients ou aux consommateurs pour leur rappeler qu’ils ont un rendez-vous à venir. En utilisant un système performant de sms de rappel de rdv, les entreprises et les organisations peuvent réduire le nombre de réservations et de rendez-vous manqués.

Pourquoi les SMS de rappel de rdv sont-ils efficaces ?

Un SMS de rappel de rdv est le moyen le plus simple et le plus rapide de contacter vos clients. Avec un taux d’ouverture de 98 %, il n’y a pas de solution plus efficace pour communiquer avec votre clientèle. Les rappels de rendez-vous automatisés peuvent même inclure une communication bidirectionnelle afin que vos clients vous transmettent eux aussi des informations. En plus des simples messages de rappel, vous pouvez donner aux clients la possibilité d’annuler en répondant. Voici un exemple : 

Bonjour Jade, nous sommes impatients de vous accueillir au bar de la mairie à 19h le 30 mai. Veuillez confirmer votre présence en répondant O à ce message. Vous pouvez également répondre N pour annuler votre réservation.

Quels sont les avantages des SMS de rappel de rdv pour les entreprises et les clients ?

L’envoi de SMS de rappel de rdv permet non seulement de réduire les no-shows, mais aussi d’éviter les appels téléphoniques inutiles pour relancer les clients. La possibilité de reprogrammer un rendez-vous est une option complémentaire très utile pour ce type de service. Une plateforme SMS performante donne la possibilité aux clients d’annuler leur rendez-vous et leurs réservations, mais aussi de reporter leur rendez-vous grâce à une redirection vers votre portail de réservation. En d’autres termes, si une réservation est annulée, vous pourrez toujours avoir un autre rendez-vous programmé à la place.

Pour aller encore plus loin, vous pouvez utiliser un système de liste d’attente. Le créneau de la réservation qui vient d’être annulée sera alors automatiquement proposé à la personne suivante sur la liste d’attente, sans que vous ayez à intervenir. En d’autres termes, vous n’avez plus de créneaux vides qui ne vous rapportent pas d’argent.

En utilisant l’envoi de SMS professionnels pour gérer votre système de rendez-vous, vous améliorez la satisfaction de vos clients et allégez votre charge de travail.

L’un des moyens utilisés par les entreprises pour réduire les no-shows est de demander un acompte lors de la réservation et de le conserver si le client ne se présente pas.  Il n’y a rien de mal dans cette pratique, mais des confrontations et des situations désagréables ont parfois lieu lorsque le client se plaint d’avoir perdu de l’argent. De plus, vous vous retrouvez dans une position délicate lorsque vous devez déterminer ce qui constitue une urgence inévitable ou non lorsqu’un client ne s’est pas présenté. L’envoi de SMS de rappel de rdv vous permet d’éviter de demander un acompte, de ne pas susciter un mécontentement de la clientèle et de protéger votre réputation.

Que faire si les clients ne se présentent toujours pas ?

Malgré tous vos efforts, il y aura toujours un petit pourcentage de personnes qui ne viendront pas. La vie n’est jamais parfaite ! Mais alors, quelle est la solution ? Envoyez-leur un message après le rendez-vous pour vérifier que tout va bien. Voici un exemple : 

Bonjour Jules, nous sommes vraiment désolés que vous n’ayez pas pu vous rendre à votre rendez-vous avec nous le vendredi 12 mai. Si nous pouvons vous aider, veuillez cliquer sur le lien pour parler à un membre de l’équipe. [Insérer l’URL]

Certes, vous n’avez rien à gagner financièrement parlant en faisant cela, mais ce message a deux fonctions. Premièrement, il peut y avoir de nombreuses raisons légitimes pour lesquelles votre client ne s’est pas présenté. Un message comme celui-ci montre qu’il n’y a pas de gêne de votre part. Il permet au client de se sentir à l’aise de réserver à nouveau pour venir dans votre établissement. D’autre part, ce type de message touche sa conscience et évite que sa négligence ne passe inaperçue. Votre message envoie comme sous-entendu “votre absence a été remarquée par notre équipe”.

Les frais d’annulation

Si vous prélevez des frais en cas de no-shows ou d’annulation de dernière minute, vous pouvez avertir automatiquement vos clients par SMS qu’une facturation va être faite. Ajoutez des liens permettant aux clients de payer les frais ou une redirection vers vos conditions de réservation. C’est une approche plus professionnelle qui aidera tout particulièrement les petites entreprises qui sont souvent amenées à devoir régler les problèmes au téléphone avec leurs clients.

Le report de rendez-vous

Comme nous l’avons mentionné, certaines entreprises estiment que l’un des avantages principaux des SMS de rappel de rdv est la possibilité d’avoir une conversation à double sens. Cette fonction permet aux entreprises d’ajouter une option d’annulation à leurs SMS. Une fois l’annulation effectuée par le client, peu d’interventions sont nécessaires. La base de données de l’entreprise peut alors être automatiquement mise à jour pour permettre la réservation des créneaux disponibles.

Dans le domaine des loisirs et de l’hôtellerie, la fonction d’annulation donne l’opportunité d’accueillir des clients de dernière minute.

Les SMS de rappel de rdv pour les professionnels

Nos clients ne sont pas les seuls à pouvoir bénéficier d’un rappel par SMS. Dans le cadre d’un package complet de SMS professionnels, un système de rappel de rendez-vous par SMS peut vous aider à gérer votre personnel en interne.

Auparavant, les membres d’une équipe recevaient des notes de service physique pour les avertir des réunions. Cette pratique présente des inconvénients évidents, comme le gaspillage de papier et les problèmes de traçabilité. Les rappels par courrier électronique sont plus courants, mais tous les membres du personnel ne sont pas toujours en mesure de vérifier leurs mails et d’y répondre rapidement. Les SMS de rappel de rdv entraînent un plus grand nombre de réponses, et cela dans de meilleurs délais. Utilisez les messages textes pour tous les rappels de réunions à venir afin d’augmenter la participation.

Nos conseils pour bien démarrer l’envoi de SMS de rappel de rdv

Trouvez un bon prestataire de solutions d’envoi de SMS

Certains fournisseurs de SMS marketing ne comprennent pas toujours les besoins des différents secteurs professionnels, alors assurez-vous de bien faire votre choix. SMS Envoi a l’habitude de traiter avec tous types d’entreprises et peut vous offrir toute l’aide dont vous avez besoin pour vous lancer, et ce pendant toute la durée de notre collaboration.

Un bon fournisseur vous aide à envoyer des SMS en masse, ainsi que des SMS automatisés. Il doit également être en mesure d’intégrer ces envois à vos systèmes de marketing actuels et à vos communications internes.

Bien que le coût soit un élément important, la valeur ajoutée d’un système de SMS de rappel de rdv ne se mesure pas uniquement au montant que vous payez. Ce qui est tout aussi important, ce sont les économies que vous réalisez en réduisant les annulations de dernières minutes ou les rendez-vous manqués. La plateforme SMS choisie doit être dotée de fonctions de suivi afin que vous puissiez contrôler les taux d’ouverture, les taux de clics et les réponses. C’est comme cela que vous pourrez suivre les performances.

Envoyez une confirmation de réservation ou de rendez-vous

Lorsqu’un client prend rendez-vous ou fait une réservation, votre logiciel SMS doit automatiquement envoyer un message de confirmation. Votre client dispose alors d’une preuve de sa réservation à laquelle il peut facilement avoir accès. Les réservations peuvent être synchronisées avec les agendas des clients sur leur téléphone et des alertes peuvent être mises en place.

Lors de l’envoi d’un SMS de confirmation de rendez-vous en interne, la présence d’un calendrier est indispensable et permet aux employés de répondre instantanément pour confirmer leur présence. Tout changement de programme peut également être communiqué par le biais de votre système de SMS de rappel de rendez-vous.

La confirmation déclenche alors l’envoi de rappels automatiques par SMS dans le système. Vous n’avez plus rien à faire une fois que la réservation a été prise, des SMS seront envoyés aux utilisateurs pour leur rappeler d’honorer leur rendez-vous.

À quelle fréquence faut-il envoyer des rappels par SMS ?

Vos clients ou les membres de votre équipe apprécieront les rappels que vous leur enverrez pour leur éviter de manquer un rendez-vous ou une réservation. Deux SMS de rappel de rendez-vous sont acceptables et souhaités par les clients. À la suite de votre message de confirmation, il est nécessaire d’envoyer un rappel une semaine avant la réservation et un autre le jour même. Certains restaurants envoient un SMS de rappel une semaine à l’avance, puis 30 minutes avant l’heure d’arrivée prévue.

En conclusion, si vous êtes dirigeant d’entreprise et que vous êtes frustré par les no-shows ou les problèmes de gestion du personnel, les SMS de rappel de rdv peuvent révolutionner votre façon de travailler et vous faire économiser des milliers d’euros.

Nous espérons que cet article vous a montré comment vous pouvez : 

• augmenter votre productivité et votre rentabilité. Réduisez le nombre de no-shows en utilisant votre temps et vos ressources de manière optimale ;
• améliorer la satisfaction de la clientèle. Envoyez des rappels au bon moment pour améliorer l’expérience et la satisfaction de vos clients. C’est une manière de les fidéliser et de les inciter à recommander vos services à d’autres personnes ;
• augmenter votre rentabilité. Les SMS de rappel de rdv constituent un moyen efficace de réduire les no-shows en évitant les rappels par téléphone et sans avoir besoin de mettre en place une stratégie particulière.