Plus qu’une tendance, la dématérialisation des entreprises est désormais une nécessité ! À l’ère du digital, de l’évolution des usages des consommateurs et de la multiplication des données, la majorité des entreprises se tourne vers la dématérialisation. Mais de quoi parle-t-on exactement ? Pourquoi et comment mettre en œuvre la dématérialisation dans son entreprise ? Explications.

Qu’est-ce que la dématérialisation des commerces ?

La dématérialisation au sens large se définit comme le processus de remplacement de l’ensemble des supports matériels (généralement le papier) au sein d’une entité, par un format numérique. La dématérialisation des documents papier comporte plusieurs étapes :

  • la numérisation ;
  • l’indexation ;
  • l’archivage ;
  • le versionnage ;
  • la certification.

Toutefois, la dématérialisation au sein d’une entreprise ne se limite pas aux documents seuls et peut également concerner :

  • les échanges ;
  • les processus ;
  • les outils ;
  • l’espace de travail lui-même, etc.

Concernant les commerces et commerces en ligne, la dématérialisation touche l’ensemble du parcours d’achat et des supports de communication liés au client.

Pourquoi opter pour la dématérialisation de son commerce ?

La dématérialisation s’impose aux entreprises et notamment aux commerces. Quelles en sont les raisons ?

Les enjeux de la transition numérique

Avec le développement d’Internet et des réseaux sociaux, le numérique est devenu central dans la vie des consommateurs et fait évoluer les besoins et les usages de ces derniers en permanence.

Désormais, pour faire leur place sur le marché et pérenniser leur activité sur le web, les entreprises se doivent d’être actives, réactives et proactives pour offrir la meilleure expérience client possible… et cela passe par la digitalisation de leur activité ! 

Face à la multiplication des start-ups et des DNVB (Digital Native Vertical Brand) nées sur Internet, l’entreprise traditionnelle doit se réinventer et digitaliser son activité afin de correspondre au plus près aux exigences et aux évolutions du marché et rester compétitive.

La dématérialisation fait partie de cette transformation numérique des entreprises. Elle concerne l’entreprise dans son intégralité et implique un bouleversement profond de son organisation.

Les bénéfices de la dématérialisation

Les avantages de la dématérialisation sont nombreux : 

  • la réduction des coûts liés à l’impression papier ; 
  • une meilleure productivité globale de tous les services de l’entreprise grâce à un meilleur accès aux informations pour tous les collaborateurs ;
  • le gain de place dû à un stockage numérique ; 
  • la minimisation de l’impact écologique grâce à la réduction du papier et des déplacements ; 
  • la sécurisation des données grâce à une conservation sur des serveurs sécurisés ; 
  • la modernisation de l’image de l’entreprise grâce à un fonctionnement plus adapté aux attentes actuelles des consommateurs ; 
  • une optimisation de la gestion et de l’analyse des données grâce à une accessibilité de la data en continu et en temps réel ; 
  • une meilleure communication de l’entreprise vers ses clients ; 
  • la conquête de nouveaux clients et la fidélisation des clients existants grâce à un parcours d’achat fluidifié et simplifié ; 
  • une augmentation du chiffre d’affaires de l’entreprise grâce à une expérience client optimale apportant une meilleure satisfaction client.

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Comment procéder pour dématérialiser son commerce ?

La dématérialisation des commerces est large et peut prendre différentes formes. Toutefois, voici plusieurs pistes pour démarrer et intégrer le numérique dans vos pratiques au quotidien.

1. Recruter un CDO

Selon la taille de l’entreprise, le recrutement d’un Chief Digital Officer ou directeur de la transformation digitale peut être nécessaire. Le rôle du CDO va être d’accompagner la transformation numérique et de veiller à ce que le digital serve la stratégie globale de l’entreprise.

2. Investir dans des logiciels adaptés

Pour stocker, gérer et sécuriser l’ensemble des documents et informations de l’entreprise, il est essentiel d’investir dans des logiciels spécialisés (coffre-fort numérique, gestionnaire de mots de passe, plateforme de partage de documents, plateforme collaborative, solution de gestion électronique des documents…).

3. Dématérialiser le parcours d’achat et les moyens de communication avec ses clients

Les consommateurs actuels sont toujours plus connectés, et l’offre disponible similaire est toujours plus nombreuse sur le web. Aujourd’hui, les commerçants, quelle que soit leur activité, se doivent de posséder un site internet bien construit et bien référencé pour mettre en avant leur activité s’ils souhaitent tirer leur épingle du jeu. 

Par ailleurs, pour se démarquer de la concurrence, séduire les clients et les conserver sur le long terme, les entreprises ont tout intérêt à leur simplifier au maximum la vie en dématérialisant l’ensemble des supports liés à la fidélité, aux documents commerciaux et aux documents de communication client. 

Par exemple, les entreprises peuvent : 

  • envoyer systématiquement le ticket de caisse par e-mail ou SMS à son client après un achat ;
  • mettre en place un programme de fidélité via une application dédiée ;
  • transmettre les offres promotionnelles et opérations commerciales par SMS à leur base de clients, etc.

À noter que toutes ces actions doivent se faire légalement avec l’accord explicite du client pour recevoir ce type d’information, en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Alors, prêt à dématérialiser votre commerce ?

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